Już od 1 kwietnia przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń.

Usługa umożliwi im prowadzenie formalnej korespondencji z administracją publiczną online – wygodnie i bezpiecznie.

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Usługa umożliwia korespondencję online z urzędami. Przesyłki elektroniczne wysłane w ramach e-Doręczeń są rejestrowane i równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru.

Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez platformę ePUAP.

Nowy obowiązek od 1 kwietnia 2025 r. – kogo dotyczy?

Do posiadania aktywnego adresu e-Doręczeń już teraz zobowiązane są m.in. urzędy, instytucje publiczne oraz nowopowstające firmy. Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek obejmie kolejną grupę podmiotów: przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r.

Są to podmioty wymienione w art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w tym w szczególności:

– spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

– spółki akcyjne

– proste spółki akcyjne

– spółki europejskie

– spółki jawne

– spółki komandytowe

– spółki komandytowo- akcyjne

– spółki partnerskie

– spółdzielnie

– spółdzielnie europejskie

– towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych

– towarzystwa reasekuracji wzajemnej

– fundacje oraz stowarzyszenia posiadające osobowość prawną

– w przypadku, gdy oprócz posiadania wpisu do rejestru stowarzyszeń i fundacji są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (a więc gdy prowadzą działalność gospodarczą).

e-Doręczenia w firmie – dlaczego warto?

System e-Doręczeń ułatwi przedsiębiorcom formalną komunikację z administracją publiczną, eliminując konieczność wysyłania i odbierania listów w formie papierowej. Korespondencja prowadzona przez e-Doręczenia jest równoważna prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Firmy mogą wykorzystywać „cyfrowy polecony” między innymi do odbierania decyzji, wezwań i zawiadomień z urzędów czy składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych.

Korzystając z e-Doręczeń firmy:

– nie ponoszą kosztów związanych z zakupem znaczków, drukowaniem, kopertowaniem korespondencji urzędowej

– oszczędzają czas związany z koniecznością wizyty na poczcie

– mogą odebrać i wysłać korespondencję online – z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie

– otrzymują natychmiastowe powiadomienia o otrzymanej korespondencji

– zachowują cyfrowe dowody nadanych przesyłek oraz mogą śledzić ich bieg

– mają gwarancję zachowania tajemnicy korespondencji

– mają możliwość integracji usługi z własnymi systemami kancelaryjnymi.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Operatorem Wyznaczonym usługi e-Doręczeń jest Poczta Polska. Adres do e-Doręczeń (ADE) umożliwiający korespondencję z administracją publiczną można założyć na stronie internetowej: e-Doręczenia dla przedsiębiorców | Biznes.gov.pl – Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy.

Przedsiębiorca, który chciałby wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko podmiotów publicznych, ale również do innych osób i podmiotów posiadających adres do e-Doręczeń, może skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU).

Więcej informacji na ten temat: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu3 Przedsiębiorco! Pamiętaj, że termin na założenie adresu do e-Doręczeń zbliża się wielkimi krokami. Nie czekaj do ostatniej chwili – załóż skrzynkę i już dziś koresponduj elektronicznie.

Źródło informacji: MC; PAP MediaRoom